Unificare Budgeting,
CdG e Sales Analysis
per migliorare i risultati

Company

CONAD del Tirreno è una grande Cooperativa di dettaglianti che, forte di 298 punti di vendita e di 5.700 addetti, ha sviluppato sulla sua rete un fatturato di oltre 1.400 milioni di euro nel 2007, operando con le insegne E. Leclerc Conad, Conad Superstore, Conad, Conad City e Margherita.
L'azienda è uno degli otto grandi gruppi d'acquisto e distribuzione che formano CONAD, che con oltre 2.800 aziende associate, 35.200 dipendenti al servizio dei punti vendita e con un fatturato che supera i 7.700 milioni di Euro è la più grande organizzazione cooperativa italiana di imprenditori indipendenti.
Nata nel 1962 CONAD (Cooperativa Nazionale Dettaglianti) non è solo un'insegna leader nel mercato italiano della distribuzione, ma è anche un modello d'impresa dalle caratteristiche uniche, che ha favorito processi di sviluppo economico e di coesione sociale nelle realtà in cui è presente, ha creato lavoro e imprenditorialità su tutto il territorio nazionale.
Inoltre per garantire al sistema di imprese associate le migliori opportunità di sviluppo, oggi CONAD è protagonista di alleanze nazionali e internazionali che rispondono all'evoluzione del mercato verso dimensioni sovranazionali. L'eccellenza di questo modello imprenditoriale comune è certificata dal livello di fedeltà degli oltre 3 milioni di clienti, che giornalmente frequentano i 2.826 punti vendita della rete, trovando l'assortimento, la qualità, la convenienza e il servizio che rendono CONAD la prima insegna italiana.

Key needs

"Il controllo delle performance in un ambiente cooperativo come il nostro è sicuramente molto complesso - afferma Franco Iazeolla, Responsabile Controllo di Gestione CONAD del Tirreno - perché ogni analisi che noi produciamo deve essere ricondotta a due differenti prospettive: la cooperativa - ovverosia l'unità organizzativa erogatrice del servizio di approvvigionamento e di un'ampia gamma di servizi accessori - e il socio - cioè l'imprenditore che gestisce i punti vendita di proprietà. Basta pensare al fatto che una semplice decisione sul prezzo, oltre ad impattare i risultati della cooperativa, va a cambiare quelli degli oltre 300 diversi conti economici da noi gestiti, per avere una percezione immediata della complessità d'analisi che affrontiamo quotidianamente.
Nell'area di controllo di gestione prima di adottare BOARD, utilizzavamo alcune applicazioni sviluppate su database Oracle, Business Object per la reportistica ed Excel per la simulazione sui dati ed il budgeting.

Grazie a buone conoscenze interne sia in area database, sia su Business Object eravamo riusciti a creare un sistema che assicurava all'azienda un certo livello di servizio, ma che presentava limiti strutturali d'architettura rispetto a flessibilità, gestione della sicurezza e profondità di analisi.

A seguito di un'analisi organizzativa - continua Iazeolla - emerse che avremmo avuto grandi vantaggi dall'adozione di uno strumento che ci permettesse di integrare tutte le informazioni provenienti da diverse fonti in un unico ambiente, garantendoci immediata capacità di analisi multidimensionale dell'informazione e rendendo semplice e flessibile il reporting, liberandoci anche dall'esigenza di rivolgerci ad una SWH ogni volta che si rendevano necessari cambiamenti sulla reportistica, non solo per ottenere un risparmio sui costi, ma soprattutto per avere pieno controllo sui tempi.

Quando abbiamo intrapreso la Software Selection avevamo già quindici anni di esperienza sul controllo di gestione ad alto livello e questo ci ha permesso di affrontare la scelta dello strumento con una piena consapevolezza degli obiettivi che ci proponevamo.
A partire dall'esigenza di fornire sia ai decisori della cooperativa, sia ai soci una soluzione per ottimizzare le decisioni in tempi rapidi, abbiamo cercato uno strumento che ci permettesse di:

  • Semplificare la raccolta e la standardizzazione dei dati provenienti da sistemi gestionali, database e fonti diverse (anche non contabili);
  • Integrare in un unico ambiente tutti i dati necessari per le Analisi Vendite e il CDG sino alla produzione del conto economico
  • Gestire il budget;
  • Semplificare i processi di simulazione;
  • Aumentare la profondità di analisi, permettendo un accesso multidimensionale ai dati e garantendo quindi la possibilità di visualizzarli secondo diverse dimensioni d'analisi;
  • Dare flessibilità al sistema a fronte dei cambi organizzativi e delle nuove esigenze di business;
  • Fornire una reportistica che permettesse di integrare le informazioni con una loro spiegazione.

Durante la selezione abbiamo valutato diversi strumenti, da Business Object, che già utilizzavamo per i reports, ai principali strumenti oggi disponibili sul mercato, ma la scelta migliore ci è sembrata BOARD anche perché era l'unico strumento che forniva tutto quello che cercavamo in un unico ambiente, garantendoci la semplicità d'uso e la flessibilità necessarie per gestire in autonomia la creazione di nuove applicazioni e l’adattamento di quelle esistenti al continuo cambiamento delle esigenze di business."

Key Model

Il progetto si divide in due grandi aree, Vendite e Controllo di Gestione, che vanno ad integrarsi in un'unica base informativa, da cui vengono sviluppate le analisi multidimensionali su base consuntiva e (dal 2009) il processo previsionale di budgeting, che vedrà coinvolta l'intera rete dei dettaglianti.
L'analisi delle vendite è effettuata sulla base dei dati raccolti settimanalmente e permette l'aggregazione dei diversi punti vendita per insegna, canale, codice muro (locazione fisica) oltre ad una serie di analisi su altre dimensioni, come ad esempio il magazzino di provenienza del venduto o il reparto.
Chiaramente ad ogni livello viene reso possibile un confronto con lo storico e con il budget per fornire un'immediata contestualizzazione dei trend di vendita.
Il controllo di gestione, effettuato su base mensile, ha come obiettivo ultimo la generazione del conto economico del singolo punto vendita, andando ad integrare le informazioni sul lato dei ricavi con quelle dei costi, sia provenienti dalla contabilità aziendale, sia acquisite da altre fonti, come per esempio nel caso del dato delle vendite, margini per reparto e dei costi del personale.

Accanto a questa visione di dettaglio, vengono create analisi di maggiore sintesi riguardanti il conto economico per canale/insegna e territorio visto che CdT ha i propri associati ubicati nei territori di Lazio, Sardegna e Toscana compresa la provincia di La Spezia e di cooperativa con la sua attribuzione ai diversi centri di responsabilità, identificando il loro contribuito ai risultati aziendali.
Durante lo svolgimento di questo processo il ruolo della funzione del CDG è duplice: da una parte ne è il motore, dall'altra diventa il certificatore della validità delle informazioni che se in larga parte derivano da un'alimentazione diretta, comprendono anche dati ricavati da standard o da altre fonti alimentanti.
In questo contesto appare chiaro come la soluzione sviluppata su BOARD svolga anche un ruolo organizzativo, diventando un vero e proprio processo trasversale di ottimizzazione delle performance dell'intera struttura cooperativa.

Key benefits and profits

  • Efficienza operativa

"Il passaggio ad uno strumento come BOARD ci ha permesso di ottenere un risparmio del 20% in termini di forza lavoro impiegata per ottenere i dati di controllo di gestione" - afferma Franco Iazeolla, Responsabile Controllo di Gestione CONAD del Tirreno.

  • Autonomia applicativa

"Possedendo buone conoscenze tecnologiche di base, il nostro obiettivo - commenta Silvio Bacci, Controller CONAD del Tirreno - era anche quello di riuscire ad esser autonomi nella produzione della reportistica, nella strutturazione di nuove analisi e nella gestione delle autorizzazioni di accesso ai dati. Sicuramente, sotto questo aspetto, BOARD si differenzia nettamente da tutti gli altri strumenti che abbiamo preso in considerazione."

  • Semplicità d'uso

"Pur offrendo un completo insieme di funzionalità BOARD riesce a rimanere un prodotto facile da usare. Questa sua caratteristica ci permetterà di diffonderne l’utilizzo alla nostra rete di dettaglianti, che ne ricaveranno un grande vantaggio, senza dover possedere una forte conoscenza tecnologica" - afferma Franco Iazeolla, Responsabile Controllo di Gestione CONAD del Tirreno. 

"Se andiamo a valutare quanto tempo abbiamo potuto effettivamente dedicare a BOARD direi che abbiamo raggiunto grandi risultati. In circa quattro mesi, utilizzando una decina di giornate di consulenza, abbiamo portato a termine un progetto ambizioso che ci permette di andare a controllare e gestire le performance, non solo grazie all'analisi delle vendite, ma attraverso la creazione di un conto economico mensile a livello di cooperativa, insegna e singolo punto vendita" - commenta Silvio Bacci, Controller CONAD del Tirreno.

"Sicuramente nel successo di un progetto i partner giocano sempre un ruolo fondamentale.
Nel nostro caso dobbiamo rilevare come Computer Var e K.Group ci abbiano garantito non solo un buon supporto commerciale, ma anche una capacità consulenziale, tecnologica e applicativa, che fa della concretezza la base del suo successo. Forse una realtà come la nostra che può contare su ottimi skill interni, riesce ad apprezzare ancora di più il valore apportato e il loro contributo agli ottimi risultati ottenuti sin'ora" - conclude Iazeolla.