Monitor Servizi
Dashboard e Forecast
dell'attivitÓ operativa

Company

Il CAF CISL è il Centro di Assistenza Fiscale di una delle più importanti associazioni sindacali italiane. Con la denominazione di CAF CISL non si intende la società CAF CISL Srl, ma il sistema che fornisce servizi di assistenza e consulenza fiscale rivolti alla persona sull’intero territorio nazionale, attraverso società territoriali, sempre di proprietà delle Ust o Federazioni di categoria, convenzionate con il CAF CISL Srl. Il sistema CAF CISL ha un forte riferimento, non solo proprietario, ma identitario nella Cisl.  

Key needs

Per rendere "SISTEMA" questo aggregato di attività e ottenere tutti i possibili vantaggi in termini di omogeneità della linea di servizi offerti e nei processi di erogazione degli stessi, con l'obiettivo di migliorarne la qualità e la riduzione dei costi, sono stati progettati e implementati:

  • modelli di monitoraggio in tempo reale del numero di pratiche fatte per i diversi servizi sull'intero territorio nazionale e suddiviso per ogni unità locale
  • sistemi di controllo sui ricavi generati dalle pratiche gestite nel territorio e degli importi derivanti dalle convenzioni nazionali a cui si riferivano quelle stesse pratiche

Diversi sono i motivi che hanno spinto alla realizzazione del progetto:

  • il monitoraggio dell'attività fiscale e di servizi avveniva nelle sedi territoriali solo con report statici prodotti dai gestionali fiscali, gestionali nati per lo svolgimento delle pratiche, ma non per un'analisi approfondita della loro produzione
  • le statistiche più elaborate arrivavano solo a fine campagna, escludendo quindi un loro utilizzo come supporto decisionale durante il picco di produzione 
  • la convinzione di attivare un monitoraggio ed un controllo sull'attività e sui ricavi su base nazionale prima, qualche anno dopo i tagli operati dallo stato verso i ricavi da convenzione dei CAF, ha costretto le organizzazioni ad un processo di razionalizzazione, che necessita anche di un riscontro economico sui ricavi maturati, già nel momento in cui essi maturano e non solo quando, dopo diversi mesi dalla produzione, lo stato riconosce quanto dovuto
  • il CAF Nazionale non aveva una completa overview della produzione territoriale, se non con metodi empirici e dipendenti dalla disponibilità dei singoli responsabili a fornire informazioni sull’andamento della propria attività

Key Model

Il progetto di monitoraggio dei servizi e dei ricavi realizzato, è una soluzione scalabile che permette a vari livelli territoriali di conoscere quotidianamente la produzione dei servizi erogati, a livelli di dettaglio differenti, dipendenti dalle necessità decisionali che ciascun key user del progetto ha, a partire dal presidente nazionale, fino ad arrivare al responsabile del singolo territorio.

Questo modello fornisce sia un immediato riscontro delle pratiche prodotte in termini numerici per quasi la totalità dei servizi erogati (730, ISEE, ISEU, RED, IMU, Colf e Badanti, Successioni, Detrazioni, INVCIV ecc.) ma anche una proiezione dei ricavi maturati a fronte delle stesse pratiche, sulla base delle convenzioni stipulate con INPS e Agenzia delle Entrate. In aggiunta a queste, vengono monitorati anche i ricavi generati da quei servizi a fatturazione diretta.

I dati analizzati, sempre e comunque confrontati con i dati del precedente periodo di riferimento, non sono però dei numeri statici, ma permettono una navigazione multidimensionale del fenomeno secondo le più diverse dimensioni di analisi, al fine di cogliere gli aspetti più significativi, quali l'analisi per tesserati e categorie di appartenenza, andamenti dei singoli recapiti in cui è stata presentata la pratica, operatori che l'hanno elaborata, giorno, tipologia di servizio, etc... 

"Questo primo passo - spiega il dott. Valeriano Canepari, Presidente del CAF - ci ha spinti a realizzare strumenti informatici/informativi finalizzati ad ottimizzare la relazione con l'utenza sul territorio tramite una attenta programmazione del lavoro nelle singole sedi, con l'obiettivo di migliorare la gestione dei diversi segmenti del processo di erogazione del servizio. Ciò si è tradotto, oltre che in un più alto livello di soddisfazione dell'utente, in una crescita dei risultati economici. Per consolidare questi risultati sono stati realizzati modelli che potessero integrare il lavoro di programmazione dell'attività nella pianificazione e monitoraggio del budget e, a completamento di questa modalità di lavoro, tutte le sedi hanno adottato un unico sistema di contabilità e piano dei conti. In questo modo si è potuto realizzare un sistema di controllo di gestione che permette di verificare continuamente i risultati conseguiti rispetto a quelli programmati ed intervenire in caso di scostamenti negativi. Abbiamo infine attivato un sistema di supervisione della tenuta di tutte le contabilità gestendo dal centro una serie di servizi: dall'importazione delle fatture all'archiviazione sostitutiva delle scritture contabili".

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Key benefits and profits

  • Controllo immediato dell'andamento della produzione dei servizi, soprattutto in campagna fiscale che è un periodo breve ma determinante per l'economia di un intero anno, e supporto decisionale indispensabile per intervenire su strutture e operatori impegnati sul territorio
  • Proiezione puntuale dei ricavi generati dai servizi in convenzione, e corretta allocazione temporale degli stessi, anche in ottica di generazione di un fast closing economico periodico, laddove adottato
  • Confronto con l'attività dell'anno precedente, per eventuali azioni di marketing su gruppi di soggetti che non sono tornati a usufruire dei servizi Caf CISL
  • Proiezione dei servizi erogati a fine campagna, durante la campagna fiscale, sulla base del già prodotto e degli appuntamenti già fissati dal giorno successivo
  • Omogeneità dei servizi offerti nei territori
  • Graduale uniformità e standardizzazione dei processi di erogazione dei servizi e costante miglioramento della qualità ed efficienza degli stessi
  • Riduzione dei costi
  • Effetto positivo sulla crescita ed incasso dei ricavi