Operation Monitor

Company

OTS è un'azienda italiana, strutturata in network internazionale in grado di muovere merci conto terzi nel mondo, a partire dalla presa in carico dei beni, allo stivaggio e al relativo trasporto fino a destino, via terra, aria, mare.
OTS fa della competenza tecnica, del network internazionale, della flessibilità e della dinamicità i suoi punti di forza, affrontando con lo spirito imprenditoriale che la contraddistingue da sempre, ogni nuova sfida che il mercato le sottopone.
Oggi OTS vanta un portafoglio servizi che va dai più tradizionali import, export e crosstrade, alla dogana interna, alla project division, alla logistica, coordinati da un customer service trasversale che pone al centro il cliente, supportandolo da un servizio di consulenza tecnica.
La capacità ad accogliere nuove sfide con il successo che fino ad oggi il mercato le ha riconosciuto, soprattutto in un momento di estrema dinamicità nel settore trasporti, passa inevitabilmente dalla consapevolezza dei propri mezzi ed obiettivi strategici e da una focalizzazione delle persone alla responsabilità personale. Un'azienda che voglia essere reattiva nella fase di decision making deve poter contare sulla cultura della conoscenza in tutti i livelli aziendali: è per questo che è nata l'esigenza di implementare un sistema di gestione della conoscenza, tale da trasformare i dati, patrimonio dei sistemi informativi, in informazioni utili alla navigazione strategica dell'organizzazione.

Key needs

  • Abilitare un sistema della conoscenza delle performance per ogni Area Strategia di Azienda, filiale e settore (import mare, import terra, import aria, …) potendo attingere ad informazioni in tempo reale; fino a questo momento il reporting necessitava di estrazioni e rielaborazioni manuali molto complesse e non sempre scevre da errori
  • Definire un set di KPI condivisi nella modalità di calcolo, per ogni settore specifico, con cui valutare il tipo di business
  • Misurare la marginalità % di ogni pratica lavorata, considerando la complessità del business, che può vedere, per ogni tipologia di settore, specifiche di lavorazione e raggruppamento delle spedizioni tra filiali, spedizionieri, compagnie differenti
  • Condividere l'andamento degli indicatori con tutti gli attori responsabili del business (direzione generale, direzione delle filiali, responsabili di servizio per ogni filiale, …)
  • Gestire profili autorizzativi in modo semplice per poter segregare l'accesso ai dati in base al ruolo organizzativo dell'utente
  • Abilitare un reporting standard per settore operativo
  • Ridurre a zero le azioni manuali per l'elaborazione del reporting da diffondere in sede e nelle filiali del gruppo, certificando i criteri di validazione del dato
  • Abilitare una logica di alerting in caso di rilevazioni di non conformità operativa nella gestione delle pratiche sul gestionale
  • Fornire strumenti per guidare il reparto di buying di servizi di trasporto internazionale (KPI di volume lavorato per compagnia, partenza, destinazione, area geografica, …) ad un acquisto consapevole con obiettivo di migliorare l'efficienza

Key Model

Il modello analitico realizzato permette di leggere dal sistema gestionale che si occupa dei processi operativi tutte le informazioni relative alle pratiche dei diversi settori. La complessità del modello deriva dal fatto che non vi è uniformità di strutture, entità e KPI in gioco tra le pratiche della stessa ASA (es import) nei vari settori mare, aereo e terra, pertanto si è proceduto alla definizione di cubi target unici che vengono alimentati da diversi protocolli di lettura (pratiche, prealert, AWB, BOL, MAWB, cargo manifest, …), in base al settore di competenza, applicandovi tutte le regole specifiche.
Sono state generate tuttavia misure specifiche per settore, (es il calcolo dei Teus FCL o LCL per la via mare) laddove non è stato possibile estenderne l'applicazione.
Gli indicatori principali sono il numero di pratiche lavorate, i kg reali, i kg tassati, il volume Cbm, il numero dei colli, i Teus lavorati in FCL, LCL, in base anche al tipo di spedizione, consolidata o groupage.
L'analisi di margine di primo livello avviene strutturando i costi per voce (diritti doganali attivi e passivi, assicurazioni, noli, …) e per pratica, dalla quale si perviene alla marginalità in base ad una serie di riallocazioni di costi e ricavi per singola pratica e filiale che ha contribuito alla generazione del margine. L'analisi delle marginalità per ASA, settore, filiale, permette di valutare il business in modo più completo, individuando come si crea il valore aggiunto del singolo servizio offerto, pesando anche il contributo offerto dai centri di costo funzionali di filiali necessarie all'espletamento efficace ed efficiente dello stesso.
Dopo un setup del reporting operativo condotto con il team del Managing Director OTS, è stato realizzato un cruscotto standard, utilizzato per la comunicazione periodica delle performance globali e di filiale specifica.
Dal punto di vista commerciale, il medesimo cruscotto fornisce una vista delle performance lato cliente, oltre ad un dettaglio sui partner coinvolti nella supply chain (compagnie, carrier, corrispondenti,…).

  • Operation Monitor
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Key benefits and profits

  • Il modello ha permesso di strutturare un sistema di conoscenza delle dinamiche del business, centralizzato, certificato nei valori e nelle modalità di estrazione e calcolo dei KPI, disponibile a tutte le analisi operative e strategiche;
  • Si è contribuito ad instaurare una cultura della conoscenza come asset aziendale riconosciuto a tutti i livelli organizzativi;
  • La strategia dell'azienda e i suoi obiettivi a medio e lungo termine possono essere misurati e valutati nel loro percorso di raggiungimento in riunioni periodiche sulla base di numeri oggettivi, sempre aggiornati e disponibili senza necessità di preparazione;
  • Il reporting operativo disponibile in tempo reale è in grado di rilevare potenziali errori nei dati consuntivati all'interno di ogni pratica in modo molto più rapido ed immediato del passato;
  • Il cliente è al centro dell'analisi, potendone monitorare le esigenze e le modalità di fornitura di ogni servizio offerto;
  • Il modello apre a nuovi progetti di gestione della conoscenza che integrino prospettive ancora non affrontate;

"Grazie al progetto di BI Group, con l'ausilio del toolkit Board, abbiamo abbattuto del 90% il tempo impiegato dal personale IT e della direzione per la generazione e manutenzione del reporting direzionale, operativo, statistico, liberando circa 1,5 FTE ad attività a più alto valore aggiunto rispetto le rielaborazioni tipiche da office automation."
Andrea Castignani, IT Manager OTS spa